Aperçu du programme

Une personne apprenante ne peut avoir qu’un seul plan de services du Programme AFB actif pour un même fournisseur de services.

Toutefois, une personne apprenante peut avoir un plan de services du Programme AFB actif auprès de plusieurs fournisseurs de services en même temps. Chaque organisme doit créer un nouveau plan de services du Programme AFB, indiquant les services que la personne apprenante reçoit de l’organisme. Chaque fournisseur de services a la responsabilité d’indiquer que la personne apprenante reçoit des services distincts dans son plan de services du Programme AFB. Chaque fournisseur de services a la responsabilité de préparer la personne apprenante aux éléments de son plan de services.

En outre, une personne apprenante peut avoir des plans de services simultanés de différents types de programmes (p. ex. un client peut avoir un plan de services actif des Services d’emploi [SE] ou des services d’emploi intégrés et un plan de services actif du Programme AFB en même temps).

Le ministère s’attend à ce que les fournisseurs de services se servent de leur jugement professionnel pour déterminer si une activité se définit comme une formation ou comme des études. Le ministère suggère de tenir compte notamment du type de fournisseur de services qui a offert la formation ou les études (c.-à-d. fournisseur de formation ou ministère de l’Éducation, collège ou université), de la durée et de l’intensité de la formation ou des études, de l’obtention d’un titre de compétence et de sa nature, le cas échéant (certificat ou diplome).

Veuillez consulter les Directives aux fournisseurs de services du Programme AFB pour connaître la définition de « Orienté vers » (Recommandation vers) de la formation et de « Orienté vers » (Recommandation vers) des études et avoir des exemples pour chacune des catégories.

Les données des champs sélectionnés par l’apprenante ou l’apprenant dans le formulaire d’inscription du participant ou de la participante au Programme AFB sont par la suite entrées dans le SGC du SIEO. Ce sont ces données qui sont utilisées. Le ministère considère les données sélectionnées dans le formulaire comme étant celles sélectionnées par l’apprenante ou l’apprenante.

Oui, depuis le 1er avril 2019, il est obligatoire d’obtenir le NAS pour toutes les personnes apprenantes participant au Programme. Le NAS est exigé à partir de l’activation du plan de service dans le Système de gestion des cas du Système d’information d’Emploi Ontario (SGC-SIEO).

Le SGC-SIEO comprend un champ de données sur le NAS à remplir pour le Programme d’alphabétisation et de formation de base.

Les fournisseurs de services d’Emploi Ontario peuvent recueillir le NAS des personnes apprenantes conformément au Code de bonnes pratiques du numéro d’assurance sociale, qui se trouve sur le site Web du gouvernement du Canada.

Le Programme d’alphabétisation et de formation de base est financé partiellement dans le cadre des ententes de transfert relatives au marché du travail (ETMT) conclues entre le gouvernement fédéral et les gouvernements provinciaux. La collecte du NAS est obligatoire pour tous les participants aux programmes financés au moyen de ces ententes.

Conformément aux ETMT, les provinces et territoires canadiens conviennent de recueillir et de compiler les données demandées par le gouvernement fédéral. Les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux s’engagent à améliorer continuellement la façon de mesurer les résultats. Ces données appuient l’évaluation continue des programmes et services financés dans le cadre des ETMT et servent aussi aux évaluations de l’efficacité du programme à long terme.

Les renseignements recueillis ne seront pas utilisés par le gouvernement fédéral à d’autres fins que pour l’évaluation du Programme et les rapports connexes.

Si une nouvelle personne apprenante n’a pas de NAS, le fournisseur de services doit, dans la mesure du possible, aider cette personne en l’aiguillant vers Service Canada, même si elle est admissible à une exemption (voir ci-dessous). Il peut continuer à fournir des services d’alphabétisation et de formation de base à la personne apprenante pendant qu’elle fait les démarches pour obtenir son NAS.

Il est important que les fournisseurs de services obtiennent le NAS d’une nouvelle personne apprenante et entrent l’information dans le Système de gestion des cas du Système d’information d’Emploi Ontario (SGC-SIEO) pour les besoins du versement de l’aide financière du gouvernement fédéral et des évaluations.

Dans certains cas, il peut être impossible d’obtenir le NAS. Pour obtenir de plus amples renseignements, voir la section sur les exemptions relatives au NAS ci-dessous.

Les fournisseurs de services ne seront pas en mesure d’activer le plan de service ni de produire des rapports sur les personnes apprenantes qui n’ont pas fourni ce renseignement, à moins que celles-ci ne soient admissibles à une exemption.

Lorsqu’une exemption ne s’applique pas, on s’attend à ce que le fournisseur de services fasse tout son possible pour obtenir le NAS.

Le gouvernement fédéral ne se servira pas du NAS fourni par les clients pour quoi que ce soit ayant trait aux impôts et il n’y aura aucun effet sur les prestations d’assurance-emploi. Le NAS ne sera utilisé par le gouvernement fédéral que pour l’évaluation globale du programme et non pas dans le but d’identifier des personnes pour l’Agence du revenu du Canada ni les prestations d’assurance-emploi.

Les renseignements recueillis ne seront pas utilisés par le gouvernement fédéral à d’autres fins que pour l’évaluation du Programme et les rapports connexes.

Non. La collecte des NAS auprès des clients ne servira pas à l’élaboration de modèles de financement ni à la prise de décisions.

Il y a quelques rares exceptions à l’obligation d’obtenir le NAS appliquées aux emplacements mêmes :

• pour l’Initiative d’alphabétisation dans les établissements correctionnels et les emplacements non rattachés à cette initiative où des services sont offerts aux adultes dans les établissements correctionnels;
• pour les emplacements offrant des services en personne aux Autochtones, ainsi qu’aux anglophones et aux francophones dont la clientèle se compose à plus de 40 % d’Autochtones;
• pour les services par voie électronique offerts aux personnes sourdes.

Une case à cocher pour l’exemption relative au NAS a été ajoutée au Système de gestion des cas du Système d’information d’Emploi Ontario (SGC-SIEO) pour les emplacements assurant la prestation de services. Lorsque la case est cochée, une « attestation » s’affichera à l’activation du plan de service. En sélectionnant « OUI », le fournisseur de services indiquera qu’il n’entre délibérément pas de NAS. Il lui sera alors possible d’activer ou de clore le plan de service du client.

L’« attestation » demeurera affichée tant que le NAS n’est pas entré dans le système.

Un aide-mémoire est accessible sur monSIEO.

Les Directives du programme – Alphabétisation et formation de base : Fournisseurs de services présente les indicateurs de coordination des services et la définition de chacun d’entre eux.

La confirmation que le client est inscrit ou participe à un programme formation ou d’études ou qu’il reçoit des services à la suite de l’orientation officielle du fournisseur de services d’AFB est requise pour chaque orientation.

Le ministère n’exige aucun type de document précis comme preuve d’orientation. Toutefois, les fournisseurs de services doivent avoir les documents nécessaires dans les dossiers pour prouver chaque orientation. Le ministère peut exiger ces documents à n’importe quel moment.

Tous les aiguillages officiels sont consignés et enregistrés dans le Système de gestion des cas du Système d’information d’Emploi Ontario (SGC du SIEO) au moment où l’apprenante ou l’apprenant reçoit des services d’alphabétisation et de formation de base (AFB).

Toutefois, comme il est mentionné, les aiguillages officiels ne sont pris en compte dans le rapport de rendement Qualité des services en détail (RQSD) que lorsque l’apprenante ou l’apprenant quitte le programme et que le plan de services est fermé. Cette façon de procéder permet une évaluation complète de l’ensemble des services fournis à l’apprenante ou à l’apprenant dans le cadre du programme.

Cette façon de faire est utilisée pour tous les indicateurs des dimensions Services à la clientèle et Efficacité du Cadre de gestion du rendement (CGR) du Programme AFB, ainsi que pour l’ensemble des systèmes de gestion de rendement du Programme AFB et des Services d’emploi.

« Information et aiguillage » est un des cinq services clés offerts par les fournisseurs de services dans le cadre du Programme AFB. Les Directives aux fournisseurs de services du Programme AFB stipulent à diverses reprises l’obligation des fournisseurs de services d’offrir ce service. Par conséquent, les fournisseurs de services doivent recueillir et analyser des données pour comprendre les activités d’information et d’aiguillage au sein de leur organisme. Le rapport 60A offre un aperçu mensuel des données concernant l’information et l’aiguillage.

Selon le CGR du Programme d’alphabétisation et de formation de base (AFB), les aiguillages (ou recommandations) ne sont pas cotés différemment selon la source.

Veuillez consulter les Directives aux fournisseurs de services du Programme AFB qui présente les indicateurs de coordination des services et la définition de chacun. Ils expliquent également ce qui peut être pris en compte et ce qui ne peut pas l’être. Vous remarquerez qu’une confirmation que la cliente ou le client est inscrit à l’organisme vers lequel elle ou il a été aiguillé est généralement requise.

Le ministère n’exige aucun type de document précis comme preuve d’inscription. Toutefois, les fournisseurs de services doivent avoir les documents nécessaires dans les dossiers pour prouver les aiguillages. Le ministère peut exiger ces documents à n’importe quel moment.

La note maximale pouvant être attribuée à la qualité des services est 10. Pour veiller à ce que le CGR soit balancé, une valeur maximale est associée à chaque mesure.

Les fournisseurs de services doivent répondre aux exigences de chacune des mesures des trois dimensions du CGR (Services à la clientèle, Efficacité et Efficience). Par exemple, un fournisseur de services ne peut pas satisfaire à la norme globale relative à la qualité des services en obtenant un rendement exceptionnel pour une mesure afin de compenser son faible rendement pour une autre mesure.

Une orientation officielle (un accord planifié, appuyé et coordonné) est faite par le fournisseur de services qui dispense le Programme d’alphabétisation et de formation de base (AFB), au nom de l’apprenante ou apprenant, vers un autre organisme (emploi, enseignement, formation, services communautaires). Les indicateurs tiennent compte également des orientations officielles vers le fournisseur de services qui dispense le Programme AFB qui ont été faites, au nom d’un client, par un autre organisme communautaire.

Le ministère ne prescrit aucune forme de document en particulier : ce peut être un formulaire d’orientation rempli ou une note au dossier indiquant qu’une orientation a été faite et que la personne apprenante a reçu des services d’un autre organisme. Les fournisseurs de services peuvent trouver plus facile d’entrer les renseignements dans le Système de gestion des cas du Système d’information d’Emploi Ontario (SGC du SIEO) si un formulaire d’orientation est rempli. Une orientation officielle inclut un échange de renseignements sur le client, l’apprenante ou l’apprenant.

L’information et l’orientation ne sont pas réservées aux personnes qui entrent physiquement dans un point de service. Les demandes en personne, par courriel ou par téléphone peuvent aussi être incluses dans les activités d’information et d’orientation. Les fournisseurs de services doivent, sur demande, présenter des pièces confirmant l’information, notamment l’information concernant l’orientation, fournie au ministère.

Les fournisseurs de services ont l’obligation de promouvoir le programme dans la communauté et de renseigner les apprenantes et les apprenants potentiels ou réels, les clients, les bénévoles, les autres personnes intéressées et les organismes orienteurs.

Si le client, l’apprenante ou l’apprenant est orienté vers le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH), l’indication doit être Recommandé vers le POSPH.

Selon la nature de l’orientation, une personne peut être aiguillée vers un programme fourni par un établissement postsecondaire (Services d’emploi, Programme d’apprentissage). Elle peut également accéder à des services éducatifs ou scolaires.

Si un service ou un programme en particulier ne fait pas partie de la liste, l’orientation peut être saisie dans la catégorie « Autres – recommandation officielle ».

Oui, il est possible de procéder aux orientations structurées et officielles par téléphone si de telles orientations sont planifiées, soutenues et coordonnées, et si la conversation téléphonique est documentée. Le champ « Orienté par un autre organisme » du Plan de services d’AFB contient toute une série d’options, y compris pour les orientations non officielles, qui peuvent être sélectionnées lorsque le plan de services est créé. Les fournisseurs de services peuvent sélectionner « Recommandation de bouche à oreille ou des médias » pour les personnes apprenantes et les clients qui ont été orientés vers eux par des sources non officielles.

Oui, les apprenantes et apprenants sont pris en compte aussi longtemps qu’ils ont un plan de services actif (et que le statut d’un sous-but « Compétences » est réglé à « En cours » ou à « Complété ») au cours de la période du rapport (ou de l’exercice).

Le ministère ne prévoit aucune durée précise pour le plan de services des apprenantes ou des apprenants. Cependant, il est important de souligner que la fréquence et l’intensité des séances de formation doivent suffire à produire des progrès mesurables.

Ce sont les personnes elles-mêmes qui s’identifient comme Autochtones, personnes sourdes et francophones, et ces caractéristiques servent d’indicateurs de la pertinence de la participation.

Des groupes de personnes préalablement définis sont associés à des points de service d’AFB. Les points de services qui offrent des services à des groupes culturels préalablement définis ont pour but de répondre aux besoins culturels et linguistiques des personnes apprenantes de ces groupes.

Les personnes apprenantes qui s’identifient comme Autochtones, personnes sourdes ou francophones peuvent avoir accès à des services d’AFB au point de service qui répond le mieux à leurs besoins particuliers.

« Jeune » ne fait pas partie des indicateurs de la pertinence de la participation au Programme AFB.

Les termes « francophone » et « Autochtone » sont définis aux Directives du programme – Alphabétisation et formation de base : Fournisseurs de services. Les fournisseurs de services doivent passer en revue le formulaire d’inscription de la participante ou du participant (y compris l’avis de collecte de renseignements et de consentement) avec la personne apprenante pour veiller à ce qu’elle comprenne la nature des renseignements recueillis et les motifs de leur collecte. Les personnes apprenantes doivent être encouragées à remplir le formulaire de la manière la plus exhaustive possible. Au bout du compte, la décision de divulguer des renseignements sur son identité revient à la personne apprenante.

Les clientes et les clients doivent fournir des renseignements pour confirmer leur admissibilité au programme. S’ils choisissent de ne pas le faire, ils risquent de ne pas pouvoir participer au Programme.

Pour les renseignements à communication volontaire, les clientes et les clients doivent être encouragés à fournir autant de renseignements que possible pour aider le fournisseur de services à répondre à leurs besoins uniques.

Le fournisseur de services doit avoir des procédures et des politiques pour informer les personnes apprenantes des raisons de la collecte de ces renseignements et de la façon dont ceux-ci seront utilisés. Bien souvent, le fournisseur de services doit sensibiliser son personnel à l’importance de prendre le temps nécessaire pour expliquer les raisons de la collecte de renseignements, la façon dont ceux-ci seront utilisés pour évaluer l’efficacité générale du Programme et la façon dont les renseignements seront protégés.

Oui, les fournisseurs de services peuvent passer en revue les questions et mettre à jour les renseignements dans le SGC-SIEO. En effet, en tant que « propriétaires commerciaux de données », les fournisseurs de services sont responsables de la vérification et de l’intégrité des données recueillies et entrées dans le SGC-SIEO. Veuillez noter que toutes les mises à jour doivent être effectuées avant la clôture du plan de services.

Non. Au terme de la prestation du service, le fournisseur de services doit remplir un sondage sur la satisfaction de la clientèle et poser la question suivante aux personnes apprenantes : « Sur une échelle de 1 à 5, dans quelle mesure recommanderiez-vous le Programme d’alphabétisation et de formation de base à une personne à la recherche d’un service semblable à celui que vous avez reçu? » Cette question se trouve dans le formulaire Fin d’activités et suivi. Dans le cas où la personne apprenante n’est pas disponible pour répondre à cette question au terme de la prestation du service, le fournisseur de services doit cocher la case « Pas de réponse ».

Oui. Les fournisseurs de services peuvent, à leurs propres fins, effectuer des sondages anonymes pour obtenir des précisions concernant les évaluations de programmes. Cependant, pour les besoins du ministère, la satisfaction de la clientèle sera déterminée par le pourcentage des apprenantes et des apprenantes qui ont quitté le programme et qui ont donné une note de 4 ou 5 dans le sondage sur la satisfaction. Une réponse doit être associée à chaque apprenante ou apprenant dans le SGC du SIEO.

Pour le Programme AFB, on s’attend à ce que tous les apprenants et les apprenantes participent sondage au terme de la prestation du service. La question sur la satisfaction de la clientèle à l’égard du Programme AFB se trouve dans le formulaire Fin d’activités et suivi qui doit être rempli pour toutes les apprenantes et tous les apprenants qui quittent le Programme AFB. Par conséquent, les fournisseurs de services d’AFB doivent poser cette question à chacun des apprenantes et des apprenants qui quitte le programme.

Selon les Directives aux fournisseurs de services du Programme AFB, , pendant la prestation du service et à la fin de la prestation, le pourcentage d’apprenantes et d’apprenants qui ont exécuté avec succès au moins une des tâches jalons nécessaires à l’atteinte des buts individuels pendant l’exercice en cours.

Consultez la page Gestion des participants et performances sur l’EPEO pour obtenir des directives.

Le Programme AFB est un service axé sur l’apprenante ou l’apprenant, les objectifs, la transition et les résultats. Tout le travail accompli par les fournisseurs de services, y compris le marketing et l’évaluation, est révélé dans les résultats obtenus par les clients et les apprenantes et les apprenants qu’ils servent.

Les directives relatives à la prestation de services dans le cadre du Programme d’alphabétisation et de formation de base énumèrent les cinq services que tous les fournisseurs doivent donner :

• information et aiguillage;
• évaluation;
• élaboration du plan d’apprentissage;
• formation;

Les fournisseurs de services peuvent s’attacher à préparer les apprenantes et les apprenants à diverses voies de transition; toutefois, chaque personne apprenante, quelle que soit l’orientation des programmes du fournisseur de services, reçoit les mêmes cinq services.

Le rendement du fournisseur de services et la qualité globale de l’AFB ne se mesurent pas par l’examen exclusif d’une seule activité. La réussite s’évalue en tenant compte à la fois du profil des personnes servies, des résultats qu’elles obtiennent, de la satisfaction de la clientèle et de la valeur de l’investissement. De cette façon, les apprenantes, les apprenants et les clients du Programme AFB demeurent au centre du système.

Les fournisseurs de services d’AFB doivent appuyer les apprenantes et apprenants à qui le programme convient le mieux.

La pertinence de la participation et le profil de l’apprenante ou de l’apprenant constituent une mesure de la clientèle servie. Cette mesure permet d’analyser et de quantifier les obstacles que doivent surmonter les apprenantes et les apprenants pour atteindre leurs objectifs d’apprentissage en matière d’emploi, d’études ou de formation et d’autonomie. Elle permet aussi de veiller à ce que les fournisseurs de services offrent des services aux clients qui ont le plus besoin de services d’AFB.

Dans le Système de gestion du rendement du Programme AFB, la pertinence de la participation et le profil des personnes apprenantes sont évalués à l’aide de plusieurs indicateurs de pertinence, par exemple le niveau de scolarité, le temps écoulé depuis la cessation de la formation, l’âge, etc.

Les critères de pertinence sont les suivants :

• Rendement de l’apprentissage : caractéristiques d’une apprenante ou d’un apprenant qui peuvent avoir une incidence sur le rendement de l’apprentissage, comme la langue, un handicap ou le niveau de scolarité.
• Motivation et habitudes d’étude : caractéristiques d’une apprenante ou d’un apprenant qui pourraient influer sur la motivation ou les habitudes d’étude, comme la durée de l’interruption des études ou l’historique des études interrompues.
• Démographie : caractéristiques d’une apprenante ou d’un apprenant perçues comme des obstacles à l’apprentissage, par exemple l’âge, le niveau de scolarité ou la source du soutien du revenu.

Les fournisseurs qui établissent qu’ils offrent des services à des apprenantes et apprenants répondant aux critères susmentionnés et qui aident des personnes satisfaisant à des indicateurs de pertinence relevant actuellement de l’étape 2 du cadre de gestion du rendement du Programme AFB ne seront pas pénalisés. Les fournisseurs de services sont invités à donner une explication à leur conseillère ou conseiller du Ministère dans le cadre de leurs consultations continues et également lorsqu’ils présentent leur Rapport trimestriel d’étape et d’ajustements, pour que le ministère soit informé de la situation.

Selon les Directives aux fournisseurs de services d’AFB, les fournisseurs de services d’AFB communiquent avec les apprenantes et les apprenants à la fin du programme, puis les contactent à nouveau trois, six et douze mois après qu’ils ou elles ont quitté le programme, afin de se renseigner sur leur situation. Ce suivi aide à démontrer l’utilité et l’efficacité des quatre autres services de prestation en ce qui concerne la satisfaction des besoins des apprenantes et des apprenants en matière d’alphabétisation.

Les fournisseurs de services d’AFB doivent :

• communiquer avec les apprenantes et les apprenants trois, six et douze mois après qu’ils ou elles ont quitté le programme, afin de se renseigner sur leur situation;
• s’assurer que la collecte et l’enregistrement des renseignements rendent le suivi pratique et efficace;
• évaluer l’efficacité des activités de formation, y compris les commentaires de l’apprenante ou de l’apprenant;
• mettre en place et maintenir un processus pour recueillir de façon continue les commentaires et des renseignements auprès des autres fournisseurs de services de la collectivité, des employeurs (le cas échéant) ainsi que des apprenantes et des apprenants.

Les cartes-cadeaux peuvent être utilisées dans des circonstances exceptionnelles pour répondre aux besoins particuliers des clients qui doivent surmonter des obstacles pour atteindre leurs objectifs d’emploi. Une circonstance exceptionnelle comprend, entre autres, les clients qui ont des difficultés financières immédiates et qui doivent acheter des ressources de toute urgence. Les décisions doivent toujours être fondées sur le rapport qualité-prix.

Les fournisseurs de services doivent obtenir des reçus détaillés attestant que les cartes-cadeaux ont été utilisées pour acheter des articles admissibles. Tous les reçus doivent être conservés dans le dossier du client.

Dans ce cas, les fournisseurs de services sont encouragés à acheter l’article pour le client.

Non, les cartes-cadeaux ne peuvent pas être utilisées pour récompenser les clients qui participent aux activités d’Emploi Ontario.

Les cartes-cadeaux pour l’essence peuvent être envisagées en dernier recours, si les transports publics ne sont pas disponibles, par exemple, dans les communautés rurales ou éloignées. Elles ne doivent pas être achetées en grande quantité et ne peuvent pas être achetées en montants supérieurs à 100 $. Les reçus des cartes d’essence doivent être conservés et, si possible, les reçus des achats d’essence doivent également être obtenus.

Les fournisseurs de services peuvent utiliser les cartes-cadeaux de ces magasins dans des circonstances exceptionnelles et doivent s’assurer d’obtenir des reçus attestant que les cartes-cadeaux ont été utilisées pour acheter des articles admissibles. Tous les reçus doivent être conservés dans le dossier du client. Cependant, l’approche recommandée serait que le fournisseur de services achète des soutiens avec son compte d’entreprise au nom du client.

Non, les cartes-cadeaux ne doivent être achetées que lorsque cela est nécessaire.

Ces cartes-cadeaux peuvent être utilisées dans des circonstances exceptionnelles pour répondre aux besoins particuliers des clients qui doivent surmonter des obstacles pour atteindre leurs objectifs d’emploi. Les fournisseurs de services doivent obtenir des reçus attestant que les cartes-cadeaux ont été utilisées pour acheter des articles admissibles. Tous les reçus doivent être conservés dans le dossier du client.

Les fournisseurs de services doivent obtenir des reçus attestant que les cartes-cadeaux ont été utilisées pour acheter des articles admissibles. Tous les reçus doivent être conservés dans le dossier du client.

Les fournisseurs de services doivent tenter de récupérer les fonds pour l’achat non vérifié conformément aux clauses relatives aux actes répréhensibles de leur entente de paiement de transfert.

Les fournisseurs de services doivent tenter de récupérer les fonds pour la valeur de l’achat inadmissible conformément aux clauses relatives aux actes répréhensibles de leur entente de paiement de transfert.

Un client ayant un solde résiduel sur sa carte-cadeau doit la retourner au fournisseur de services.

Non, les fournisseurs de services devraient examiner les Exigences en matière de vérification et de responsabilité (Annexe « H ») de leur entente de paiements de transfert afin de déterminer l’utilisation appropriée des soutiens financiers en fonction du programme.