SGC-SIEO

Le SGC-SIEO est une application Web accessible aux fournisseurs de services du Programme d’alphabétisation et de formation de base (AFB) et aux membres du personnel autorisés. Quatre rôles d’utilisateur du système peuvent être attribués aux membres du fournisseur de services :

• Gestionnaire du fournisseur de services;
• Gestionnaire du fournisseur de services (sans gestion de cas);
• Travailleur de cas du fournisseur de services;
• Administrateur du fournisseur de services.

Chacun de ces rôles peut effectuer diverses transactions dans le SGC-SIEO. À l’échelon du fournisseur de services, la gestion de l’accès au système est assurée par l’autorité d’inscription du fournisseur de services d’AFB (AIFS d’AFB). L’AIFS d’AFB est un membre du personnel de l’organisme de prestation de services d’AFB autorisé par le ministère. L’AIFS d’AFB est chargé d’assigner les rôles du système aux utilisateurs de son propre organisme en fonction de modalités particulières précisées aux organismes d’AFB. Chaque organisme de prestation de services d’AFB se verra attribuer un nombre précis de licences d’utilisation et de comptes d’utilisateur.

Il revient aux organismes de prestation de services d’AFB de décider qui aura accès au système étant donné qu’ils sont mieux placés pour désigner les membres du personnel devant y avoir accès aux fins de la prestation et de l’administration du Programme AFB. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le Guide de l’utilisateur pour les fournisseurs de services du SGC du SIEO sur monSIEO et effectuer les modules de formation en ligne obligatoires sur le SGC-SIEO.

Les services d’information et d’aiguillage constituent l’un des cinq services offerts par l’ensemble des fournisseurs de services du Programme d’alphabétisation et de formation de base (AFB). Les fournisseurs de services offrent aux clients qui se présentent à leur bureau ou qui y sont aiguillés des renseignements au sujet des services d’AFB que les fournisseurs de services de leur collectivité et eux-mêmes offrent pour diverses voies. Après avoir reçu ces renseignements, une cliente ou un client peut choisir de suivre un programme dans ces installations ou d’être aiguillé vers un autre service d’AFB.

Les fournisseurs de services du Programme AFB seront en mesure de rendre compte de l’ensemble des activités d’information et d’aiguillage dans le Système de gestion des cas du Système d’information d’Emploi Ontario (SGC-SIEO) dans le cadre de leurs rapports mensuels.

Si la cliente ou le client choisit de poursuivre sa démarche, le fournisseur de services effectuera quelques activités générales d’évaluation afin de veiller à ce que son service réponde adéquatement aux besoins de la cliente ou du client. Une fois qu’il aura été déterminé que le service d’AFB correspond bien aux besoins de la cliente ou du client, le fournisseur de services et la cliente ou le client rempliront le formulaire d’inscription de la participante ou du participant au Programme AFB, lequel est nécessaire à l’ouverture de son dossier dans le SGC-SIEO. Lorsque la cliente ou le client y aura consenti par écrit, les renseignements pourront être consignés dans le SGC-SIEO.

Une fois les évaluations terminées et l’ensemble des compétences déterminées pour cette cliente ou ce client, un plan de services d’AFB est créé dans le SGC-SIEO par le personnel du Programme AFB. Seul le personnel autorisé du Programme AFB peut tenir à jour le plan de services d’AFB. À cette étape, la cliente ou le client devient une personne apprenante et les renseignements supplémentaires à son sujet sont ajoutés au plan d’apprentissage. Le plan d’apprentissage repose sur le plan de services d’AFB, mais les deux plans sont distincts. Le plan d’apprentissage comprend des renseignements supplémentaires pédagogiques et liés à l’évaluation, lesquels ne se retrouvent pas dans le plan de services.

Les fournisseurs de services doivent entrer les données dans le SGC-SIEO en temps réel; par conséquent, l’information doit toujours être à jour.

Non, la date de départ associée au plan de services est générée par le système et ne peut pas être modifiée. Il s’agit de la date à laquelle le plan de services a été fermé dans le système.

Oui. Pour qu’une progression puisse être constatée dans le rapport n^o 64, l’apprenante ou l’apprenant doit terminer avec succès au moins une tâche jalon pendant la période visée par le rapport.

Dans des circonstances exceptionnelles, les fournisseurs de services d’AFB peuvent offrir des services aux jeunes de 16 à 18 ans qui font preuve de la maturité nécessaire pour tirer profit d’une éducation conçue pour des adultes. Toutefois, la réintégration au système d’éducation ordinaire est la priorité pour ces jeunes apprenantes et apprenants. Les fournisseurs de services d’AFB peuvent faire des exceptions au critère de l’âge pour au plus 10 % des participantes et des participants inscrits à leurs programmes au cours d’un exercice. Dans tous les cas, ils devront justifier leur décision par des documents joints au dossier de l’apprenante ou de l’apprenant. Veuillez consulter les Directives aux fournisseurs de services du Programme AFB pour plus d’information.

Non, le dictionnaire de données ne définit pas la manière dont un fournisseur de services détermine l’accomplissement d’une tâche jalon.

Des guides de sélection et d’utilisation des tâches jalons et des tâches culminantes sont disponibles dans le répertoire du cadre du CLAO protégé par un mot de passe.

Non. Une apprenante ou un apprenant ne peut avoir qu’un seul plan de services d’AFB pour un même fournisseur de services. Les clientes et les clients peuvent avoir des plans de services simultanés (ouverts, approuvés ou actifs) pour différents types de programmes (une cliente ou un client pourrait par exemple avoir un plan de Services d’emploi (SE) et un plan de services d’AFB actifs en même temps). De plus, une apprenante ou un apprenant du Programme AFB peut avoir plusieurs plans de services d’AFB, qu’ils soient ouverts, approuvés, actifs ou fermés, avec différents fournisseurs de services d’AFB.

Cependant, pour les programmes comme SE, un seul plan de services (ouvert, approuvé ou actif) peut être associé au participant ou à la participante du programme à la fois. Seul le Programme AFB permet à une apprenante ou à un apprenant d’avoir plusieurs plans de services d’AFB en même temps.

Les apprenantes et les apprenants figurent dans le rapport selon que leur plan de services est ouvert, approuvé ou actif, ou qu’il sera fermé en cours d’exercice. Par conséquent, ils ne peuvent figurer dans le rapport d’AFB n^o 61 – Activité qu’au cours de l’exercice pendant lequel leur plan de services est ouvert, approuvé ou actif.

Les cas sont considérés « inactifs » lorsque aucune activité n’est enregistrée dans le SGC depuis au moins 60 jours.

Vous pouvez consulter le Guide du participant – Formation sur les rapports de gestion du rendement pour les fournisseurs de service.

Une personne apprenante inactive, c’est-à-dire pour laquelle aucune activité n’a été consignée dans le SGC depuis au moins 60 jours ou plus, peut être considérée comme une nouvelle personne apprenante ou une personne apprenante reportée, selon sa date de début.

Oui, si elles respectent les autres exigences pour être prises en compte dans la NQS du rapport Qualité des services en détail, car le statut « inactif » ne s’applique qu’au rapport n^o 20 – Cas inactifs des fournisseurs de services et au rapport d’AFB n^o 61 – Activité par cas et qu’il n’apparaît pas en tant que tel dans le SGC dans le statut du plan de services. Les cas sont considérés « inactifs » dans les rapports n^o 20 et 61 lorsque aucune activité n’a été enregistrée dans le SGC depuis au moins 60 jours.

Les fournisseurs de services doivent entrer les données dans le SGC du SIEO en temps réel. Par conséquent, l’information doit être à jour en tout temps.

Oui, les fournisseurs de services peuvent passer en revue les questions et mettre à jour les renseignements dans le SGC. En effet, en tant que « propriétaires commerciaux de données », les fournisseurs de services sont responsables de la vérification et de l’intégrité des données entrées dans le SGC. Veuillez noter que toutes les mises à jour doivent être effectuées avant la fermeture du plan de services.

La progression de l’apprenante ou de l’apprenant est la mesure, pendant la prestation du service et à la fin de la prestation, du nombre d’apprenantes et d’apprenants qui ont accompli avec « succès » au moins une des tâches jalons nécessaires à l’atteinte des buts individuels.

Non. Les tâches culminantes ne doivent pas être retirées de l’atteinte des buts. L’objectif d’une tâche culminante est d’offrir à l’apprenante ou à l’apprenant, à la formatrice ou au formateur ainsi qu’au MFCU un des trois indicateurs (activités d’apprentissage, tâches jalons et tâche culminante) qui, ensemble, assurent de manière raisonnable que la personne apprenante est prête à effectuer une transition réussie et sans heurts vers son but. La tâche culminante sert d’indicateur du degré de préparation à la transition. De plus, en consignant les réussites des apprenantes et des apprenants dans le SGC du SIEO, les fournisseurs de services font en sorte que les résultats des personnes apprenantes constituent le fondement de l’amélioration continue du Programme AFB.

Le calendrier d’exécution est différent pour chacun de ces rapports : le rapport Qualité des services en détail nº 64 du Programme AFB est exécuté une fois par mois, alors que le rapport d’AFB n^o 61 – Activité par cas est exécuté une fois par semaine.

Pour aider les fournisseurs de services à effectuer les activités de rapprochement, le site Web des rapports du SIEO pour les fournisseurs de services conserve les rapports d’AFB n^o 61 – Activité pendant 56 semaines.

Un calendrier d’exécution a été attribué à chacun des rapports dans le SGC du SIEO, et une fréquence d’exécution (tous les jours, une fois par semaine ou une fois par mois) a été prédéfinie pour chacun d’eux. Les données contenues dans les rapports sont à jour en date du jour ouvrable précédent (fin de la journée).

La date et l’heure qui figurent à côté de la mention « Les données de ce rapport sont à jour au » correspondent à la date de la dernière mise à jour du SGC (la date et l’heure de la dernière importation des données dans la base de données de production de rapports à partir du SGC).

Dans le système, pour rendre un plan de services « actif », la personne doit accepter le plan d’apprentissage. Une signature n’est pas nécessaire pour activer le plan s’il y a un accord verbal.

Des modifications au plan de services peuvent être effectuées verbalement, pourvu qu’elles soient indiquées dans le plan de services et appuyées par des documents probants dans le dossier de l’apprenante ou de l’apprenant.

Dès lors qu’un plan de services est fermé, son contenu ne peut pas être modifié; à compter de ce moment, seuls les renseignements concernant la fermeture du plan peuvent être mis à jour. Cependant, le motif de la fermeture ne peut pas être modifié quand un plan de services a été fermé avec le motif « ouvert par erreur ». L’information mise à jour dans les détails de fermeture sera présentée dans le prochain RQSD.

Le rapport Qualité des services en détail n^o 64 inclut les données les plans de services actifs ou fermés avec une date de début et une date de fin données qui contiennent au moins un des sous-buts suivants ayant le type de sous-but

« Compétences » :

1. Rechercher et utiliser de l’information;
2. Communiquer des idées et de l’information;
3. Comprendre et utiliser des nombres;
4. Utiliser la technologie numérique;
5. Gérer l’apprentissage;
6. S’engager avec les

Les sources de données pour les apprenantes et apprenants recevant les services incluent les nouveaux clients et les clients reportés. Les données concernant les clientes et clients (nouveaux et reportés) proviennent de la page Accueil du Plan de services, section Détails du cas, champ « Date de début ».

Les sous-buts de type compétence doivent avoir un statut «en progrès » ou «complété» afin d’être filtré dans le Rapport détaillé sur la qualité du service. Les sous-buts et les éléments du plan de services dont le résultat est annulé ne seront pas inclus dans le Rapport détaillé sur la qualité du service.

Les plans de services fermés dont le motif de la fermeture est « ouvert par erreur » sont également exclus du rapport. Un plan de services ne peut être fermé que si son statut est actif et si les résultats de tous les objectifs et sous-buts ont été sauvegardés, ou à n’importe quel moment à condition que le motif de la fermeture soit « ouvert par erreur » ou que le statut du sommaire du plan soit « annulé » ou « rejeté ». Un plan de services est habituellement fermé lorsque toutes les activités sont terminées; il peut toutefois être fermé à n’importe quel autre moment.

L’information présentée dans le rapport reflète les données consignées par les fournisseurs de services dans le SGC du SIEO. Les fournisseurs de services qui constatent des écarts entre leurs propres renseignements et ceux du système sont invités à revoir les processus de gestion et de saisie des données au sein de leur organisme. Il est important que les données consignées dans le SGC du SIEO représentent fidèlement les activités en cours au sein du réseau de prestation des services.

Les sources de données pour « Recommandé vers – Inscrit à un programme de SE » proviennent du champ « État » des objectifs du plan pour le sous-but « Recommandation vers d’autres programmes et services ». Le plan de services doit être fermé et comporter au moins une compétence. L’objectif du plan doit être « en cours » ou « complété ».

La coordination des services permet de déterminer si un fournisseur de services fonctionne de façon satisfaisante au sein du système de prestation des services d’Emploi Ontario et de la collectivité. L’apprenante ou l’apprenant doit avoir été orienté officiellement vers le fournisseur de services d’AFB, au moyen d’un processus d’orientation reconnu et non de bouche à oreille, soit par un autre fournisseur de services d’EO, soit par un autre organisme ou service communautaire. Une seule recommandation est comptée par plan de services, même s’il en compte plusieurs. Pour le champ « Recommandé vers », la personne apprenante doit confirmer que, grâce au fournisseur de services du Programme AFB, elle est inscrite à un programme d’études qui lui permettra d’obtenir un diplôme d’études secondaires reconnu ou un titre de compétence équivalent.

Une tâche jalon ne doit pas être complétée pour qu’un plan de service compte comme « une apprenante ou un apprenant desservi ». Le rapport n^o 64 inclut les données des plans de services qui contiennent une ‘Compétence’ sous-but (excluant les activités d’apprentissage) et un statut de « complété » ou de « en cours » Les plans de service avec une ‘compétence’ sous-but « non commencé» ou avec un résultat « annulé » ne feront pas partie du rapport. Ce critère s’applique aux données sur la prestation des services d’AFB en personne qui sont saisies dans le SGC du SIEO.

L’état « inactif » ne s’applique qu’aux cas inactifs du rapport 61; il n’entre pas en ligne de compte dans le système sous l’état du plan de services; par conséquent, il n’a aucune incidence sur le RQSD. Ces cas vont apparaître comme « inactif » dans le rapport 61 s’ils n’ont enregistré aucune activité dans le système SIEO pendant les 60 jours passés.

Le rapport tient compte de la progression et du nombre d’apprenantes et d’apprenants inscrits dans des plans de services actifs.

Les clientes et clients inactifs ne sont pas considérés comme des apprenantes et apprenants et, par conséquent, ils n’entrent pas en ligne de compte dans le rapport Qualité des services en détail du SGC du SIEO.

Les fournisseurs de services d’AFB travaillent avec les apprenantes et apprenants à l’élaboration d’un plan d’apprentissage axé sur les compétences que ces derniers ne possèdent pas suffisamment pour atteindre leurs objectifs lorsqu’ils entreprennent le programme. Si la personne possède déjà une compétence au début du programme (p. ex, remplir un formulaire), il n’y a pas lieu de la mentionner dans le plan d’apprentissage.

Dans cet exemple, remplir le formulaire ne représente pas une tâche jalon pour la personne en cause, puisqu’elle possédait déjà cette compétence avant de participer au Programme AFB.

Les services par voie électronique constituent une autre façon d’offrir le Programme AFB. Par conséquent, ils seraient inclus dans la catégorie « EO – Fournisseur de services du Programme d’alphabétisation et de formation de base ».

Le formulaire Fin d’activités et suivi offre des options de résultat, comme « En formation – Meilleurs emplois Ontario ». Si ce résultat était consécutif à une orientation (ce n’est pas toujours le cas), l’orientation serait mentionnée dans un objectif du plan, dans l’un des sous-buts « Recommandation vers d’autres ressources communautaires » ou « Recommandation vers d’autres programmes et services ». Dans l’exemple de Meilleurs emplois Ontario, le sous-but serait « recommandation vers d’autres programmes et services » et l’objectif du plan, « EO – Fournisseur de services d’emploi ». Pour le résultat prévu de cet objectif du plan, l’option « Recommandation à la fin » aurait été sélectionnée.

Tout plan de services dont l’état est actif ou fermé et qui contient au moins une compétence de type sous-but (excluant les activités d’apprentissage) complété fera partie du nombre total d’apprenantes et d’apprenants pris en compte dans le rapport n^o 64. Les sous-buts et les éléments du plan de services dont le résultat est annulé ne seront pas inclus dans le Rapport détaillé sur la qualité du service.

Une fois fermé, un dossier ne peut pas être rouvert, quelle que soit la raison. Le système a été conçu ainsi, et il serait difficile de modifier cette fonction sans perturber d’autres composants du système et des rapports. Ainsi, les fournisseurs de services devraient rester vigilants et ne fermer les plans de services que lorsqu’ils sont absolument certains que c’est la solution appropriée.

Les données concernant l’information et l’aiguillage doivent être consignées dans la section Services de la page d’accueil du point de service. Consultez le guide de l’utilisateur du SGC du SIEO pour en savoir davantage la section concernant l’information et l’aiguillage du point de service des fournisseurs de services.

Non, cette fonction n’existe pas dans le SGC du SIEO.

Un plan de services dont l’état est actif ou fermé et qui comporte au moins une compétence du type sous-but complétée (excluant les activités d’apprentissage) fera partie du nombre total d’apprenantes et d’apprenants pris en compte dans le Rapport détaillé sur la qualité du service no 64. Les sous-buts et les éléments du plan de services dont le résultat est annulé ne seront pas inclus dans le Rapport détaillé sur la qualité du service.

Oui. Presque tous les éléments concernant les détails de fermeture d’un plan de services peuvent être modifiés après la fermeture. Cependant, le motif de la fermeture ne peut pas être modifié quand un plan de services a été fermé avec le motif « ouvert par erreur ».

Dès qu’un plan de services d’AFB devient actif, il est recensé dans la section du DSQR n^o 64 sur les apprenantes et les apprenants recevant les services. Cette section du rapport dénombre des personnes (et non des plans de services individuels).

L’information du plan de service est filtrée dans les rapports du rendement suivant le statut du sous-but. Donc, si un sous-but a deux tâches jalons de complétées, cette information sera filtrée dans le rapport et affectera la section des complétions. Si un sous-but ou un élément du plan a un résultat annulé, il ne sera pas inclu dans les rapports.

Pour autant qu’un état est inscrit à l’égard de cette tâche jalon ou de cet objectif du plan, cela n’aura aucune incidence sur la fermeture du plan de services.

La formatrice ou le formateur répond à la question à l’aide de son jugement et de son expérience auprès de l’apprenante ou de l’apprenant. Il s’agit d’une démarche de collaboration avec l’apprenante ou l’apprenant tout au long de sa formation.

L’entrée de toute information applicable aide à assurer l’intégrité des données collectées dans le SGC du SIEO et aide le ministère à identifier toutes les activités des apprenantes et apprenants relatives à leur apprentissage. Du point de vue du Système de gestion du rendement du Programme AFB, ces éléments du plan de services n’influent pas sur les valeurs de la norme de qualité de service. Les données collectées aident à développer dans le futur, des politiques du programme bien informées. Pour cette raison, les fournisseurs de services doivent enregistrer toutes les informations fournies par les apprenantes et apprenants. Cependant, il convient de souligner que si le plan de services ne comprend comme sous-but que des activités d’apprentissage (par opposition à un plan qui compte au moins une compétence), il ne sera pas pris en compte dans les rapports. Si les fournisseurs de services ont plus de questions, ils peuvent contacter leur conseiller du ministère.

Non, il ne s’agit pas seulement de services externes à l’organisme. Le système inclut une liste déroulante de recommandations possibles, et, si l’organisme du fournisseur est en mesure d’offrir un des services de la liste, la personne apprenante sera orientée vers ce service, et la recommandation sera saisie. Une telle orientation doit s’inscrire dans un accord planifié, appuyé et coordonné. À nouveau, il est important pour les fournisseurs de services de discuter de la question avec leur conseillère ou conseiller du Ministère en cas d’ambiguïté.