Planification

Un élément administratif fondamental du cycle de planification des activités est le processus de création d’une entente. L’entente est un contrat légal passé entre le ministère et l’organisme de prestation des services d’Alphabétisation et formation de base (AFB). L’entente décrit les droits et les obligations de l’organisme, ainsi que les activités qu’il effectuera dans le cadre du contrat légal visant à fournir le Programme d’alphabétisation et de formation de base aux Ontariens et Ontariennes.

Une fois que le plan d’activités a été soumis au ministère par l’organisme, il est examiné et évalué. Une fois que le ministère est convaincu que le plan d’activités satisfait toutes les exigences, le processus de création d’une entente est lancé. Les ententes de services d’AFB sont créées avant le début de l’exercice financier, à savoir le 1er avril. Le ministère a recours aux renseignements présentés dans le plan d’activités pour former l’entente contraignante liant l’organisme et le gouvernement de l’Ontario pour la prestation du Programme AFB.

Une fois l’entente créée, elle est envoyée à l’organisme d’AFB pour être signée. Chaque entente est jointe à une note de service du directeur régional/directeur qui décrit les étapes devant être suivies par un organisme pour finaliser son entente avec la province.

L’entente de services d’AFB et la note de service du directeur sont envoyées au représentant autorisé de l’organisme qui dispose de l’autorité légale requise pour lier l’entente. L’entente n’est pas considérée comme étant en vigueur ou contraignante tant qu’elle n’a pas été signée par le signataire légale de l’organisme et par le ministère.

Une fois que deux copies originales et signées de l’entente sont retournées et que le personnel du ministère s’est assuré que tous les renseignements requis ont été reçus, les ententes de services d’AFB sont alors acheminées au directeur régional/directeur pour sa signature.

Une copie de l’entente est conservée par le ministère et une copie originale est rendue à l’organisme.

Lorsque des changements fondamentaux sont apportés aux plans d’activités ou aux projets (p. ex., activités ou budget), une modification en cours d’année à une entente de services d’AFB signée est obligatoire. Les modifications sont mutuellement acceptées et sont lancées à la demande de l’organisme de prestation des services d’AFB ou lorsque le ministère l’exige.

Les demandes faites par l’organisme de prestation des services d’AFB doivent être faites par écrit, justifiées et évaluées par le personnel du ministère.

Toute modification apportée à l’entente doit être signée par le ministère et l’organisme afin de reconnaître les changements qui concernent l’entente pour l’exercice en cours. De façon semblable au processus de signature de l’entente décrit ci-dessus, l’entente modifiée doit être signée d’abord par l’organisme de prestation des services d’AFB avant d’être retourné au ministère et signé par le signataire approprié au sein du ministère. Une fois encore, une copie sera envoyée à l’organisme destinataire et l’original de l’entente modifiée et signée sera conservé dans le dossier de l’organisme au sein du ministère.

Le but du processus de planification des activités consiste à permettre aux fournisseurs de services d’AFB et aux organismes de soutien de planifier et de transmettre au le ministère la manière dont ils réaliseront leur engagement quant aux niveaux de service, aux normes de qualité des services et aux objectifs d’amélioration continue, en accord avec le ministère, dans le respect des budgets et dans le cadre du cycle annuel de gestion des activités.

Le ministère a recours à un cycle de gestion des activités basé sur l’exercice financier, soit du 1er avril au 31 mars. Le plan d’activités reflète ce cycle de gestion des activités et inclut les livrables et les indicateurs de progrès devant être mesurés pendant l’exercice financier. Les fournisseurs de services d’AFB doivent soumettre un plan d’activités pour chaque point de service où les services du Programme AFB sont offerts.

Une fois terminé, le plan d’activités du Programme AFB éclairera les responsabilités, les objectifs en matière d’engagement quant au rendement et les livrables figurant dans l’entente des services d’AFB. Le plan d’activités procure également au ministère les livrables et les indicateurs de progrès des organismes de prestation des services d’AFB et des organismes de soutien, qui seront surveillés lors de discussions avec les consultants du Programme AFB.

Le plan d’activités présente les plans établis par un organisme pour la prestation des cinq services du Programme AFB :

• Information et aiguillage
• Évaluation
• Élaboration du plan d’apprentissage
• Formation
• Suivi

Les fournisseurs de services doivent établir et satisfaire des objectifs de gestion du rendement du Programme AFB. En outre, les fournisseurs de services doivent fournir un programme d’AFB axé sur des voies spécifiques et les niveaux de complexité du Cadre du CLAO au sein des collectivités, tel que convenu lors des réunions de planification et de coordination des services d’alphabétisation animées par les réseaux régionaux.

Les organismes de soutien incluront dans leur plan d’activités des détails permettant de préciser la relation entre :

• les engagements, les services/activités et les livrables relatifs à la catégorie de services du plan d’activités devant être effectués entre le 1er avril et le 31 mars;
• les catégories de services et les priorités stratégiques établies par le ministère.

Comme les catégories de services et les priorités stratégiques établies par le ministère peuvent changer, il est important que les organismes de soutien se familiarisent avec les directives et le modèle pour le plan d’activités qui sont publiés chaque année.

Les réseaux régionaux apportent leur soutien à tous les fournisseurs de services d’AFB propres à un secteur ou un groupe de prestation en facilitant le processus de planification et de coordination des services d’alphabétisation dans chaque collectivité. Tous les fournisseurs de services d’AFB participent au processus et, lorsque possible, d’autres services communautaires y prennent également part. L’objectif est de faciliter la prestation efficace et efficiente du Programme AFB au sein d’un système plus vaste de services en matière d’éducation, de formation et de participation à la vie active.

La planification des services d’alphabétisation permet de s’assurer qu’il n’y a pas de doublons ou de lacunes dans les services à l’échelle locale. Le principal résultat du processus local de planification et de coordination est un plan de services d’alphabétisation.